Класифікація документів(лат. classik – розряд, група) - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності, а також для орієнтування в їх різноманітті. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.
Ознаки класифікації документів. Документи класифікують за такими ознаками:
- За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
- Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки);
- графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани).
- фото- й кінодокументи - створені способами фотографування й кінематографії (кіно- та фотоплівки, фотокартки).
- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
- За змістом документи поділяють на:
- організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та ін. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
- організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).
- За назвою розрізняють:
- накази;
- положення;
- протоколи;
- розпорядження;
- вказівки;
- інструкції;
- правила;
- статути;
- звіти;
- ордери;
- плани;
- службові листи;
- заяви тощо.
- За видами документи поділяють на:
- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій і мають обов’язковий характер;
- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця.
- індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо).
- За складністю документи бувають:
- прості - містять інформацію з одного питання;
- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.
- За місцем складання розрізняють такі документи:
- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства і не виходять за його межі;
- зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.
- За терміном виконання документи бувають:
- термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником, документи з позначкою «Терміново»;
- нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства.
- За походженням документи поділяють на:
- службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).
- За гласністю документи бувають:
- звичайні;
- для службового користування (ДСК);
- таємні;
- конфіденційні та ін.